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易度文档管理官方博客

最新的升级改进、特性、使用技巧...

易度小故事之文档同步

郑晓丹 2016-09-07

易度小故事之文档同步

场景六:文档同步

登录个人帐户后,找到我的工作台,点击个人网盘;

页面右侧找到的“文件夹同步” ;

根据具体使用客户端情况下载所需要的桌面助手程序工具,如windows版;

下载后程序点击安装运行,安装简单直接点击下一步下一步即可安装成功;

安装成功后桌面出来如下图:

把桌面CG文件夹同步到个人网盘,点击新建一个同步点按钮,选择本地电脑文件夹,根据需求设置向上同步或其它,保存即可。 说明:下图不同步按照表示,不开启同步功能:向上同步:把客户端文件同步到系统设定好的目录下;向下同步:把设置好的目录下文件同步到客户端对应目录下;双向同步:表示客户端更新文件向系统目录同步的同时,系统文件同时向客户端文件进行更新。

当成功后桌面助手会有提示出来:

把同步到个人网盘后的文件夹或文件移动到公司公共文件区销售部内对应目录下面;

通过创建快捷方式创建部门文件;

以快捷方式创建成功的文件标识与普通文件有明显区别,见图。打开正文会显示原文件来源:原文件的更新后,以快捷方式创建的文件也会随之更为最新版本。

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易度小故事之文档管理规划

郑晓丹 2016-09-07

易度小故事之文档管理规划

场景五:文档管理规划

通过文档管理系统构建销售部文档库。对文档进行有效的分类管理。

创建个人网盘的文件分类;

共享文件夹给其它人员;

文件夹目录排序,可以按照标题,大小,修改时间来进行排序;

文件排序,可以按照标题,大小,修改时间来进行排序;

通过设置受控文件夹,可保证一般查看人无权查看到未发布的内容,保证文档发布的过程正确性。

支持文档审核的一般流程:提交审核—>审核通过—>正式发布,中间可安排众多的审核过程,采用消息通知流程变更。一旦发布,禁止对文档的修改,实现文档保护。对于发布的文档,可以调整文档的有效期限,包括生效时间和失效时间,还支持文档自动编号和调整文档编号。 在这个过程中文件状态分为草稿,待审状态即流程运行,发布和废弃状态几种。

标签能从多个角度、多个层次进行全面的标签分类浏览,通过标签组快速查找到相关的文档,一个文档可添加多个标签。 自定义标签组内容:

给文档添加标签:

如何使用标签:

任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。

分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限,从而保证文档在使用过程中的安全。

管理人:销售经理及经理委托人 上传人:销售部 查看人:全部销售部人员,具体等级根据文件情况授权 审核人:销售经理及经理委托人 编辑人: 销售部经理,合同管理人,产品经理

销售部管理人授权

管理人:销售部经理或销售部经理委托人授权

权限继承: 系统提供权限继承机制,保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时,也将拥有所有子文件夹的管理权限。

销售部内成员一般授权: 系统支持四层7级别查看人角色权限,通过不同的角色权限,可以控制文档预览、添加、编辑、下载等权限。

把销售部内文件所需要走的流程设置好关联关系,可以更快捷方便在新建按钮时进行利用流程。 页面中间点击操作按钮下面的关联表单,如图示:

创建关联关系后点击保存按钮;

使用关联流程时候点击新建;

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易度小故事之资料查询

郑晓丹 2016-09-07

易度小故事之资料查询

场景四:项目资料查阅

主动搜索有三种方式:关键字检索、高级搜索、标签组筛选。

1)关键字检索 其中关键字搜索根据搜索的范围不同也是有两种方式的,先来说下第一种,对整个站点关键字检索。

在下图标号①中输入“银行”二字,搜索的范围是整个站点的内容,我们可以看到下图标号;②是在我们输入“银行”二字时系统会自动弹出整个站点里与这两个关键字最契合的内容,也就是我们说的“即时搜索”。

在上面弹出的“即时搜索”没有想要的内容时,可以按“回车”键,系统会将整个站点带有“银行”这两个关键字的内容全部显示出来,包括压缩包。

接下来第二种是对文件夹里面的关键字检索。 来到相关的文档库界面,如下图,郑旋来到了“项目文档”界面,在右边搜索框里面输入“银行”二字,这个时候搜索的范围就只是“项目文档”里面的内容了。

2)高级搜索 在1中我们通过关键字搜索出来的结果还是会比较多,而这些结果要一个一个去筛选手工来做是比较困难的,所以我们还可以利用高级搜索工具来细化搜索。

①对整个站点的高级搜索是将鼠标放在“全站搜索”框,则“高级搜索”自动弹出;

②对文件夹的高级搜索,进入到相关文档库界面,如李璇进入“项目文档”库,如下图点击右边“。。。”按钮;

③高级搜索可以根据文件的标签、标题、创建人、创建时间、格式等等来进行细化检索。

3)标签组筛选

这个功能有淘宝经验的用户一定不陌生,就像我们要买一款手机,可以根据喜欢的颜色、价位、品牌等这些标签进行筛选从而找到最适合我们的产品。李璇现在要找的文件是项目文件,而且是银行类的资料,所以他就可以直接通过标签组进行筛选。

根据第一步搜索到的结果,点击自己要看的相关文档。易度云办公平台支持100多种格式的在线预览,相当于是一个“百度文库”+“优酷视频”的结合体,而且压缩包无需解压。

1、office文件

2、视频音频(无需安装插件即可在线播放)

3、压缩包

4、图片

李璇在点击“设备管理”这个文档时发现“提示:没有权限...”这时候就需要发起文档借阅流程。

选择好借阅期限,申请需要查看的权限,勾选是否需要借阅实体档案,然后点击“提交”按钮;

1、郑旋在自己的账号里可以看到自己所提交的流程,现在已经走到了负责人“张仁”那里;

2、张仁在很长一段时间都没有登录系统,郑旋可以选择“催办”,以及消息提醒方式;

3、张仁收到流程提醒信息,登录系统并处理相关流程。

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易度小故事之图纸分发

郑晓丹 2016-09-06

易度小故事之图纸分发

场景三 :文件分发

1)选择文件所要上传的具体文件夹。

2)点击上传按钮,如上传文件较大的或需整个文件夹上传的情况下,建议使用桌面助手上传的方式上传。

3)通过网页形式上传有两种方式,第一种直接点击“请选择要上传的文件”按钮,第二种将本地电脑上要上传的文件通过拖拽的方式拖至虚线框。不管以上面那种方式最后都不要忘了点击“上传”按钮。

4)现在可以看到刚刚上传的“2025彩盒图”和“B产品图”已经在文件夹样品里面了。

通过第一步,要分发的图纸已经上传到了系统中。在提交流程之前,实际上这个分发流程也得已经存在,那第二步我们要将怎么设置分发流程,发放给相关人员。

1)电子分发流程设置,点击“分发收回”,找到“电子分发”点击。

2)出现如下界面。

3)根据公司内部组织架构以及办公流程,进行分发步骤以及审核人的设置。

4)接下来,由设计部员工将刚刚上传上来的两个文件——“2025彩盒图”和“B产品图”提交分发流程,这个过程可以有两个方式:第一种方式在“文件库”界面,勾选相关文件,点击“关联表单”按钮,找到“电子分发”。

第二种方式,在“分发收回”流程管理界面,点击“创建”按钮。

显示如下界面:

选择需要分发的文件:

选择要分发到的人员或者部门,设置好电子分发下去给到的权限。点击“提交”。

1)文件一旦被提交了,就会自动关联流程,相关步骤审核人会在流程走到他那里的时通过系统消息或者短信、邮件等方式接收到待处理流程的提醒。如下图,分发流程走到了“批准”我们看下“李晓明”登录系统的提醒消息。

2)登录“李晓明”,界面显示消息通知。

3)查看消息内容。

4)同样,分发流程的提交人“管理员”这个账号的用户登录进系统,也能在右上角接收到系统消息的提醒,提示我提交的流程当前状态是已经通过或者打回,以及是在什么时候被通过或者打回的。

1)在“分发审批”中已经通过了分发流程的文件自动会分发给事先设定好的即:A车间、B车间、质量部、李铭等相关接收人。

2)相关接收人“李铭”凭自己账号和密码登录系统,通过系统消息提醒,得知,有一个文件是分发给他待他签收的,李铭进入表单,查看文件内容,可添加自己查看文件后对文件内容的意见或建议,如没有意见或建议也可直接点击“收到”按钮。

1)文件分发人员凭账号和密码登录系统,查收到接收方“李铭”对文件所做的消息评注。

2)能够知道,到目前这个时间段未知还有那些人员,没有进行文档的“签收”。

System Message: ERROR/3 (/var/sites/contents/docs/blog/history/doc_story3 release.rst line 174)

Error in "image" directive: no content permitted.

.. image:: img/wscb1.jpg
      :width: 600
     1)对未签收人员发起催办,可以选择消息通知方式。
    

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易度小故事之制作投票书

郑晓丹 2016-09-02

易度小故事之制作投标书

场景二:投标书的制作

1)根据投标书模板,创建新的投标文档。

2)创建文档时,选择根据【文档模板】来创建。

3)找到对应的标书模板

4)选择模板,点击“确认”,模板设置成功

5)调用刚设置好的模板来创建标书文件

将编写好的投标书分享给项目组成员,设置好项目组各个成员的权限,授予技术人员和实施人员编辑的权限,其他参与人员可在线进行查看

1) 分享标书;

2)授予被分享对象具有文档的编辑权限;分享后,项目成员收到相关的消息通知;

System Message: ERROR/3 (/var/sites/contents/docs/blog/history/doc_story2 release.rst line 73)

Error in "image" directive: no content permitted.

.. image:: img/3.0.jpg
      :width: 600
      为标书添加描述和评注,分配并通知相关人员完成标书内容的编写。
    

1)给标书添加描述信息,简述相关内容;

2) 添加评注,分配标书各部分内容对应的编写负责人;

各成员收到评注通知,查看文档,通过外部编辑,完成标书内容的编写,保存后自动上传到系统当中。 1) 启动【桌面助手】工具;

2)在系统中点击【编辑】按钮;

3)桌面助手调用本地office或者WPS软件,对文档进行外部编辑;

4)当有人在编辑这份文档时,系统会对文档进行加锁,其他人无法同时进行编辑;

5)文档编写完成,点击保存,系统会自动上传编辑后的最新版本替换原来的文档。

标书修改后,系统会保存一定数量的历史版本,对需要永久保存,方便日后回顾的版本可进行定版,定版后将永久保存该版本。 1) 文档每一次更改后,原来的版本都将作为历史版本保存;

2) 系统默认保存的文件版本历史为15个,对于需要永久保存的历史版本,可将其定版,设置版本版次,添加版本描述信息。

3)如果要查看标书内容的修改情况,可对标书中的任意两个版本进行差异比较;

4)通过不同颜色突出显示两个版本内容之间的差异;

完成标书的编写后,可进行在线打印或者下载,开始装订。

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