易度文档官方博客

最近，在网上看到一篇帖子，是关于企业在推进知识管理的过程中，很希望知识能够得到充分共享的，可老是会遇到一些问题，比如上级和业务部门都很强调信息安全，这又导致了大家知识共享的热情不高，对知识管理的推动有很大的阻碍，所以就对究竟该如何处理好两者之间的关系大家展开了讨论。

有人说安全和共享天生不是一对矛盾体，安全体系主要解决是把该保密的资讯传递到了不该传递的对象或者空间，而共享体系解决的是把该传播的内容转播到传播的地方去。

也有人说知识共享与信息安全看似是矛盾的两个方面，但落地到具体情况矛盾的深度是大不同的。任何的知识共享都会带来信息不安全的威胁，只是这种不安全性的重要情况不同而已。首先要针对不同安全程度的知识进行分门别类，对于安全威胁性不高的知识，可以采取全盘托出、众人齐享；对于安全威胁性很高甚至是机密的知识或文档，则要谨慎的划定可以跟哪些人共享或者是不共享，只有这样，才能做到“安全共享”。

那么怎么样做到既要知识共享又要信息安全呢？易度文档管理系统帮助您！

知识共享

易的文档管理系统采用分区管理，包括个人区、公司文档区和网络共享区。其中个人区是个人在服务器上的可靠存储区，公司文档区是由公司统一控制的文档资料区。网络共享区就是个人区共享的文件和资料。当我们需要把个人的知识和资料和公司其他同事进行共享时，首先选择需要共享的个人区文件夹，如我需要将我搜集整理的行政表单文件内容和同事一起分享，只需找到这个文件夹，点击菜单栏的“共享”按钮，选择设为共享，就完成了知识共享的操作。此时将会看到文件夹的图标属性变成了一只手，代表着奉献自己的知识和大家一起共享。

知识安全

在知识安全性方面，易度文档管理系统可以做到以下几个方面：

授权委托管理和5级别保密控制

可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员。文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理。

5级别保密控制，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限，这样就可以解决文档共享过程带来的知识安全性问题，通过进行权限控制，授予或限制团队成员对共享文件夹的功能操作。

权限委托管理和5级保密控制解决了个人和公司文档在共享过程中产生的安全问题，既可以保证团队成员有相关的权限浏览、阅读相关共享资料，提升自我知识，也可以授予或限制成员的操作权限，控制文档的安全性。

成组授权

可针对某个部门、某个岗位进行授权。这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置。

成组授权，既可大大减轻管理的负担，也可做到控制文档的安全性。

负授权

系统支持“负授权”，也就是可以禁止某个人的权限。

这个技术结合群组授权，可实现如下的逻辑：行政部除了张三都能够查看某个文件。

“负授权”技术，使授权更灵活，更实用，充分保障知识文档在共享、使用过程中的安全性。

文档使用痕迹检视

每一个文档的所有操作都会记录操作历史。可对单个文件、某个文件夹或者整个系统，进行操作历史查询。

这一功能可以确保在知识的共享、使用过程中一旦出现安全事故，可进行追查，追究事故责任人。

实用的受控文档审核流程

• 采取受控管理，审核通过的文档才能外发。
• 支持审核的一般流程：提交审核—>审核通过—>正式发布，采用消息通知流程变更
• 一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护
• 将文件夹设置为受控状态，只有发布的文档才能被普通用户查看
• 一旦发布，可设置文档的有效期限和文件编号
• 在线打印的时候，可自动补充发布信息，方便打印文档正确性控制

支持HTTPS安全传输

可使用apache的安全传输https的功能，采用网上银行相同的技术，实现文件的安全传输。

ClamAV病毒扫描防护

系统自带ClamAV（http://www.clamav.net/）作为病毒扫描引擎。

上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理。

总之，易度文档管理系统针对企业用户的知识共享和知识安全需求，提供不同的安全手段，做到对于安全威胁性不高的知识，可以采取全盘托出、众人齐享；对于安全威胁性很高甚至是机密的知识或文档，谨慎的划定权限，做到“安全共享”。

大家好，还记得我吗，我是易度的新人小海，来公司工作快一个月了，已经基本熟悉公司和工作岗位了，工作收获也很大。最近开始独立接手文案工作了，也就经常需要修改大量的文档，对于文档修改我一直有个困惑问题，就是如果每次都需要把文件下载下来，修改后再上传操作，还不麻烦死了。不过，幸好有了易度文档管理系统的外部编辑，它改变了我对传统文档编辑的印象，通过外部编辑，可对储存在文档系统中的常用格式文件（doc、xls、ppt、txt、html）等进行在线修改，同时把修改后的结果自动保存在文档系统中，解决了我关于文档修改方面的困惑，让我工作起来更加高效率。下面就通过截图向大家具体演示下我是如何通过外部编辑器轻松解决我文档修改的困惑难题的。

首先选择需要修改内容的文件，点击界面上方的外部编辑功能按钮，进入在线编辑界面。提示：初次使用需按照提示安装润普外部编辑器。

系统将出现如下提示界面帮助信息

选择外部编辑，就可以直接激活word、txt等桌面编辑器进行编辑，并可自动保存文件到服务器。

编辑过程系统自动保存修改的文件内容，大大简化通常的文件上传的复杂操作，实现了和桌面编辑器的无缝集成。

另外，为了解决多人同时对文档进行修改而引起的安全性问题，外部编辑提供文档锁定、解锁功能。自动管理文档的修改锁，避免多人同时修改同一文件发生冲突。 具体包括： * 编辑自动加锁，完成编辑自动解锁 * 加锁检测和提醒 * 异常情况下，支持强制解锁

当用户打开外部编辑进入在线编辑界面时，系统自动会分配给该用户一个文档锁，其他用户如果想同时对该文档进行修改，系统就会自动检测并提醒该文件已被锁定，正在编辑中，为防止修改冲突，您应该等待他修改完成后再进行编辑操作。

如果您确定该文件处于异常锁定状态，您也可以强制解锁。解锁后，您可以进行编辑操作。如下图所示：

如果您的企业有大量的office常用文件，经常需要修改文件内容，外部编辑就可以轻松帮您解决文档编辑问题。或者当几个人合作编辑一个设计方案或更新修改产品资料的部分内容时都可以方便快捷地利用外部编辑在线修改。

有了外部编辑器，工作过程中需要进行文档编辑时不再需要花大量时间在文件的上传下载中，也不必担心其他异常操作影响文档内容的保存，工作起来更加有效率。所以我说有了它，文档编辑如此简单！—易度外部编辑器

大家好，上期我们的淘宝记给大家介绍的是易度文档管理的收藏夹功能，这期我们要晒的宝贝是易度文档管理创新实用的标签组功能。

标签组功能帮助企业用户对文档进行多角度的定义，大家都知道传统的文件夹分类的限制：一个文件只能有一个分类， 文件夹层次太多太乱， 是我们找不到文件的根源。而采用易度分组标签， 方便对文件进行分类管理，准确进行文件定位。 类似百度百科的开放分类，每个文档可 设置多个分类标签。 下面就通过举例和截图的方式向大家展示一下我们的标签组。（绝对好用，看后你就知道了）

1. 有管理的标签

1.1 简单、易用地对标签组进行设置管理

点击标签组右侧的设置按钮，就可以对标签组进行内容管理，包括添加、删除、编辑分组标签内容

1.2 方便、快捷地对文档进行添加标签、删除标签管理

如我们需要将知识管理文件夹下的一篇文档《企业如何实施知识管理》为例打上标签，便于使用时进行文件定位和查找。我们只需点击添加标签按钮， 从标签分组中选择文档所属的标签属性，如按类型说来它属于文章，按内容说来它属于解决方案的内容，这样我只需打上相应的标签，就对这篇文章进行了多维度的定义。 如果需要删除文档的某个标签属性，只需点击标签组右侧的删除符号，即完成文档的标签删除。

2. 多维度和多层次的标签

分组标签支持多维树状导航，可从多个角度对文件夹下文件的标签设置分组和树状层次关系，比文件夹文类更灵活。 可对标签进行第一级、第二级......逐层进行细分

3. 标签组查询

当我们需要快速地查找到相关文章时，我们就可以从标签组选择相关属性的标签， 如我们需要查找到相关知识管理实施的文章时，我们就可以从标签组选择文章和知识管理实施的标签， 这样就可以方便、快捷地定位到我们需要的文档。

怎么样，大家跟我逛到这里，今天的淘宝记是不是还不错啊。想继续淘到更多新颖的产品吗，那就请大家关注我们的 易度淘宝记吧，下次我们再来。拜拜……

在知识经济时代，相信大家都有过这种经历，面对知识的海洋，人们要想淘到自己对自己有价值的知识宝贝，真是不容易。而我们今天要给大家晒的宝贝就是易度文档管理的收藏夹功能。

收藏夹可以根据用户使用需要，将文档进行收藏，添加到收藏夹中的文档可进行自主定义标签管理，方便个人的使用和查找。收藏夹功能解决了用户查找和利用资料的难题，方便用户对知识进行自我管理。下面就通过举例和截图的方式向大家展示一下收藏夹的功能。

1 收藏一个文档

当用户需要将有价值的文档进行收藏时，只需点击文档标题编号左侧的星型添加收藏夹功能，系统就会提示已成功将文章添加到个人收藏夹里。

可以对收藏的文章进行自定义标签。（注：自定义的标签不影响文件夹的原有标签属性，只是作为自我管理文件的一种方式）

如将我们刚刚收藏的《方正国际知识资产管理建议.pdf》文章进行自我定义，添加标签，因为此文章的第三段第二行对自己写文章使用有帮助，所以我们可以进行如下的标签定义。

点击保存，刚刚收藏的文档就会根据用户的需要打上标签。

2 收藏的管理

点击窗口右上侧菜单栏的收藏夹

可以方便快捷地查看到个人收藏的有价值的资料，并且可以对收藏的文章进行管理。包括收藏的文件搜索、如何去除收藏、如何管理收藏的标签以及标签搜索等。下面重点介绍下创新实用的标签搜索。

如我们需要在收藏夹中搜索到《方正国际知识资产管理建议.pdf》这篇文档，只需在标签组中选择相应我们自定义的标签，如方正案例 第三段第二行，系统就会自动筛选出相应收藏的文档。

另外，当我们不需要相关资料，需要对收藏夹的相关知识进行管理删除时，只需点击收藏夹相关文件前的星型按钮，就可以轻松完成文件的收藏删除。

当我们需要用到相关资料时，可以借助收藏夹功能将有价值的资料进行收藏，并且可以根据个人需要进行自定义标签，当需要使用这些有用的文档时，就可以直接通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位，便于用户进行自我知识的管理。有了易度文档的收藏夹，就等于随身携带了一个知识的百宝箱，当你面对知识的海洋时，想淘到对自己有价值的知识宝贝，原来很容易，个人的知识管理原来就在我们的身边。

好了，我们本期的淘宝—收藏夹就先到这里，我们下次再见，拜拜……

“守株待兔”这个古老的故事想必大家都知道，然而，在今天知识经济的时代，我们却要变着法子将“树”往“兔子”身上撞。你可能会问，这话怎么讲呢？别着急，下面我就和大家聊聊如何变着法子将“树”往“兔子”身上撞。

知识经济时代，企业越来越重视知识管理的重要性，希望能够将最合适的知识在最合适的时间传递给最合适的人。那么怎样才能将合适的知识有效传递给合适的人呢？还回到我们刚说到的“守株待兔”的故事。如果我们把“知识”比喻成“兔子”，那么人们如何能够收获更多的“兔子”呢？现在这个知识经济的时代，只靠“守株待兔”，可能就落伍了，而在这方面，我们的易度文档管理系统走在了知识管理的前列，下面就看看易度文档管理是如何变着法子将“树”往“兔子”身上撞吧！

易度文档管理采取知识推送的原则，变着法子将“树”往“兔子”身上撞，比如：知识订阅、知识评注、知识发布、知识推荐等功能，都是有效的知识促销手段，它们能够帮助企业“在最合适的时间，将最合适的知识传递给最合适的人”。

知识订阅，可为文档添加订阅人，与消息和邮件结合，通过采取系统消息通知、邮件通

知、发送短信通知等手段通知或邀请相关成员浏览文章内容，增强人员之间的知识共享和沟通，此为将“树”往“兔子”身上撞的方法1

知识评注，可对有权限的文件进行评注，参与到文件协作中来，而且还可以对文件评注进行消息订阅和邮件订阅，通过评注收集各人的看法，及时反馈相关信息，增强人员之间的知识协作与沟通。此为将“树”往“兔子”身上撞的方法2。

下面是对文件评注进行消息订阅和邮件订阅。点击评注通知，进行订阅消息。

知识发布，通过采取邮件外发的手段，将自己的文档传递给适合的人查看。

知识推荐，系统会自动将最新文档显示在界面首页，包括我最近更新的文件、公司最近更新的文件和公司最近共享的文件，通过采取这种推荐最新文档的方式，达到知识传递和共享的目的。此为将“树”往“兔子”身上撞的方法4，如下图。

易度通过以上四法，力图帮助企业能够更好地做到知识共享，“在最合适的时间，将最合适的知识传递给最合适的人”。大家想收获更多的“兔子”吗？就让我们和易度一起变着法子将“树”往“兔子”身上撞吧！