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易度小故事之图纸分发

场景三 :文件分发

1)选择文件所要上传的具体文件夹。

2)点击上传按钮,如上传文件较大的或需整个文件夹上传的情况下,建议使用桌面助手上传的方式上传。

3)通过网页形式上传有两种方式,第一种直接点击“请选择要上传的文件”按钮,第二种将本地电脑上要上传的文件通过拖拽的方式拖至虚线框。不管以上面那种方式最后都不要忘了点击“上传”按钮。

4)现在可以看到刚刚上传的“2025彩盒图”和“B产品图”已经在文件夹样品里面了。

通过第一步,要分发的图纸已经上传到了系统中。在提交流程之前,实际上这个分发流程也得已经存在,那第二步我们要将怎么设置分发流程,发放给相关人员。

1)电子分发流程设置,点击“分发收回”,找到“电子分发”点击。

2)出现如下界面。

3)根据公司内部组织架构以及办公流程,进行分发步骤以及审核人的设置。

4)接下来,由设计部员工将刚刚上传上来的两个文件——“2025彩盒图”和“B产品图”提交分发流程,这个过程可以有两个方式:第一种方式在“文件库”界面,勾选相关文件,点击“关联表单”按钮,找到“电子分发”。

第二种方式,在“分发收回”流程管理界面,点击“创建”按钮。

显示如下界面:

选择需要分发的文件:

选择要分发到的人员或者部门,设置好电子分发下去给到的权限。点击“提交”。

1)文件一旦被提交了,就会自动关联流程,相关步骤审核人会在流程走到他那里的时通过系统消息或者短信、邮件等方式接收到待处理流程的提醒。如下图,分发流程走到了“批准”我们看下“李晓明”登录系统的提醒消息。

2)登录“李晓明”,界面显示消息通知。

3)查看消息内容。

4)同样,分发流程的提交人“管理员”这个账号的用户登录进系统,也能在右上角接收到系统消息的提醒,提示我提交的流程当前状态是已经通过或者打回,以及是在什么时候被通过或者打回的。

1)在“分发审批”中已经通过了分发流程的文件自动会分发给事先设定好的即:A车间、B车间、质量部、李铭等相关接收人。

2)相关接收人“李铭”凭自己账号和密码登录系统,通过系统消息提醒,得知,有一个文件是分发给他待他签收的,李铭进入表单,查看文件内容,可添加自己查看文件后对文件内容的意见或建议,如没有意见或建议也可直接点击“收到”按钮。

1)文件分发人员凭账号和密码登录系统,查收到接收方“李铭”对文件所做的消息评注。

2)能够知道,到目前这个时间段未知还有那些人员,没有进行文档的“签收”。

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 1)对未签收人员发起催办,可以选择消息通知方式。