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易度小故事之文档管理规划

场景五:文档管理规划

通过文档管理系统构建销售部文档库。对文档进行有效的分类管理。

创建个人网盘的文件分类;

共享文件夹给其它人员;

文件夹目录排序,可以按照标题,大小,修改时间来进行排序;

文件排序,可以按照标题,大小,修改时间来进行排序;

通过设置受控文件夹,可保证一般查看人无权查看到未发布的内容,保证文档发布的过程正确性。

支持文档审核的一般流程:提交审核—>审核通过—>正式发布,中间可安排众多的审核过程,采用消息通知流程变更。一旦发布,禁止对文档的修改,实现文档保护。对于发布的文档,可以调整文档的有效期限,包括生效时间和失效时间,还支持文档自动编号和调整文档编号。 在这个过程中文件状态分为草稿,待审状态即流程运行,发布和废弃状态几种。

标签能从多个角度、多个层次进行全面的标签分类浏览,通过标签组快速查找到相关的文档,一个文档可添加多个标签。 自定义标签组内容:

给文档添加标签:

如何使用标签:

任何一份文档都会有一定的使用范围和不同用户的使用权限。

分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限,从而保证文档在使用过程中的安全。

管理人:销售经理及经理委托人 上传人:销售部 查看人:全部销售部人员,具体等级根据文件情况授权 审核人:销售经理及经理委托人 编辑人: 销售部经理,合同管理人,产品经理

销售部管理人授权

管理人:销售部经理或销售部经理委托人授权

权限继承: 系统提供权限继承机制,保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时,也将拥有所有子文件夹的管理权限。

销售部内成员一般授权: 系统支持四层7级别查看人角色权限,通过不同的角色权限,可以控制文档预览、添加、编辑、下载等权限。

把销售部内文件所需要走的流程设置好关联关系,可以更快捷方便在新建按钮时进行利用流程。 页面中间点击操作按钮下面的关联表单,如图示:

创建关联关系后点击保存按钮;

使用关联流程时候点击新建;