用户使用手册

1.1.   登陆

1）打开浏览器，在地址栏中输入文档管理系统的地址 2）在登陆框中输入用户名和密码，点击“登录”按纽

1.2.   修改个人资料

1）点击页面右上方的“我的资料”链接，进入我的资料修改界面

2）在新页面中修改你的个人资料内容（例如：姓名、密码、邮箱、电话号码等），修改内容后点击“应用”进行保存。

2.1.   新建文件夹

1）在左边的文件夹树中，选择需要新建文件夹的上层文件夹

2）点击右侧栏的“新建文件夹”按纽

3）在AJAX界面中输入文件夹的基本信息，然后按“新建文件夹”按纽进行添加。

2.2.   修改文件夹

1）在左边的树型文件夹结构中，选中你要修改的文件夹。

2）在中间模块，把鼠标放置在文件夹名称和文件夹描述上，就会显示出编辑的操作。

3）点击编辑链接，修改相关的信息后，按“保存”按纽进行保存。

2.3.   移动/复制文件夹

1）在左边的树型文件夹结构中，选中你要修改的文件夹。

2）在中间模块，点击路径条后面的“转移”链接。

3）选择文件夹转移的上层目录，然后按“确认移动”按纽。

技巧： 当你不希望把整个文件夹移动，希望在这个目录也保存副本的话，你可以在转移文件夹的时候，勾选保存副本的选择框。

2.4.   修改文件夹状态

1）在左边的树型文件夹结构中，选中你要修改状态的文件夹。

2）在中间模块，点击路径条后面的“受控/普通”链接。

3）在AJAX展开的页面中修改文件夹的状态，点击“受控”或者“取消”的按纽

2.5.   文件夹标签组设置

1）在左边的树型文件夹结构中，选中你要设置标签组的文件夹。

2）在左边的标签组模块中，点击“编辑标签”链接，进入设置页面。

3）根据右侧栏提供的帮助信息，进行标签组的设置和标签的添加。

4）编辑完成后直接点击“保存”按纽即可。

2.6.   文件夹内容管理

1）在左边的树型文件夹结构中，选中你要进行内容管理的文件夹。

2）在中间模块，点击路径条后面的“文件夹管理”链接。

3.1.   上传文件

1)在左边的树型导航后选择你所需要上传文件的文件夹

2)点击右侧的“上传文件”按纽

3)在AJAX展开界面中，点击“浏览”选中需要上传的文件

4)如果还有文件需要上传，可以点击再添加一个文件

5)添加完成后，按“上传”按纽进行上传文件。

3.2.   新建并且编辑TXT文件

1)在左边的树型导航后选择你所需要在线新建文件的文件夹

2)点击右侧的“编写文档”按纽

3)在AJAX展开界面中，填写必要的文件信息：标题、描述和正文内容，然后点击“保存”按纽进行保存即可

提示：先找到需要编辑的TXT文件，打开文件的详细页面，然后按中间模块右上角的“锁定并编辑”按纽，最后点击“保存”即可。

3.3.   下载文件

1)利用搜索，找到需要下载文件

2）进入文件详细页面，点击“下载”链接

3）选择文件保存路径，按“保存”即可

3.4.   在线预览文件

1)利用搜索，找到需要在线预览的文件

2)点击链接，进入文件详细页面，进入到半预览模式。

3)可以点击最上方“全屏预览”按纽，进入全屏预览的模式。

4)点击最上方的“回到文件模式”连接可以结束全屏预览，返回文件详细页面。

3.5.   文件重命名和文件编号修改

1）找到需要进行重命名的文件

2）点击文件名链接进入文件详细页面

3）把鼠标放置在文件名的上方，会出现红色“编辑”的链接，点击编辑链接打开文件信息编辑局部页面。

4. 修改相关的信息后按“保存”的按纽进行保存。

3.6.   删除文件

1. 利用搜索,找到需要进行删除的文件
2. 进入文件的详细页面，点击上方功能栏的“删除”按纽

提示：在文件标题的后面，点击垃圾桶图标也可以直接删除文件

3.7.   修改文件状态

1. 利用搜索,找到需要进行修改状态的文件
2. 进入文件的详细页面，点击上方功能栏的“修改状态”按纽
3. 选择文件的状态后按“确定”按纽

3.8.   添加文件标签

1)利用搜索,找到需要进行修改状态的文件

2)进入文件的详细页面，点击右方的“添加标签”链接

3)在弹出的选框中选择标签或者新建一个标签，然后按“确定”按纽

3.9.   移动/复制文件

1)利用搜索,找到需要进行移动或复制的文件

2)进入文件的详细页面，点击上方功能栏的“移动”按钮

3)在弹出的选框中选择所需要移动到的文件夹，然后按“确定”按纽

3.10.   更新文件版本

1)利用搜索,找到需要进行版本更新的文件

2)进入文件的详细页面，点击上方功能栏的“上传新版本”按钮

3)在AJAX展开的界面中点“浏览”按纽选中文件

4)输入相关的文件信息后按“保存为新版本”按纽即可

3.11.   获取历史版本

1)利用搜索,找到需要获取历史版本的文件

2)进入文件的详细页面，在右侧栏版本信息中找到需要下载的历史版本文件

3)点击版本信息文件名后面的下载图标

3.12.   删除历史版本

1)利用搜索,找到需要删除历史版本的文件

2)进入文件的详细页面，在右侧栏版本信息中找到需要删除的历史版本文件

3)点击版本信息文件名后面的删除图标

3.13.   文件版本比较

1)利用搜索,找到需要比较版本的文件

2)进入文件的详细页面，在右侧栏版本信息选中2个需要做版本比较的历史版本文件

3）点击下方的版本比较按纽，版本比较的结果会在中间模块上显示

4）你可以点取消版本比较按纽，结束版本比较，回到文件详细页面

3.14.   文件保密

1)利用搜索,找到需要设置保密的文件

2)进入文件的详细页面，在上方的功能栏中点击“保密”按纽

3)你可以按一下保密，把现在保密的文件设置为公开

3.15.   文件审核

1)利用搜索,找到需要提交审核的文件

2）进入文件的详细页面，在上方的功能栏中点击“提交审核”按纽

3. 在下拉框中选中提交审核，再按“确定”按钮

3.16.   查看文件操作记录

1)利用搜索,找到需要查看操作记录的文件

2）进入文件的详细页面，在右侧栏中点击历史操作记录前面的“三角”符号即可查看操作历史

3）可以按“三角”符号来收回操作历史记录

4.1.   全文检索

1)在右上角的输入框中输入需要查找的文件信息：文件名、关键字、标签等

2)点击“全文检索”按纽进行搜索

提示：搜索后在右侧栏可以对搜索结果进行进一步的筛选

4.2.   高级搜索

1)点击右上角的“高级”链接，进入高级搜索页面

2）在搜索界面中输入搜索条件，按“搜索”按纽进行搜索

3）点击搜索结果可以查看相应的文档

4.3.   文件夹内搜索

1. 进入需要进行查找的文件所在文件夹

2）在页面右侧栏的输入框中输入关键字，然后按“搜索”按纽。

3）点击搜索结果可以查看相应的文档

提示：你也可以点击“搜索”按纽后面的“高级”链接切换至文件夹高级搜索界面，进行更精确的查询和搜索。

4.4.   标签筛选查询

1）进入需要进行查找的文件所在文件夹

2）根据文件的标签分类，在左边标签组导栏中点击文件相关的标签。可以多选。

3）选择相关标签后，中间模块会自动根据标签过滤该文件夹中的模块

提示：如果要撤消对该标签的选择，可以再点一下这个标签。

5.1.   文件共享

1）当你上传文件的时候选择了通知相关人员（部门/群组）后，这个文件就和相关人员（部门/群组）共享了。

2）通知的相关人员（部门/群组）自动进入该文件的订阅人列表中。

提示：你也可以通过修改订阅人修改文件的共享属性。

5.2.   文件夹共享

1）进入我的文件栏目，在左边的文件夹树型结构中选择需要共享的文件夹

2. 点击中间模块上方功能栏中的“共享”按纽即可

6.1.   文件保密

1）利用搜索,找到需要进行保密设置的文件

2）点击文件名链接进入文件详细页面，点击上方功能栏的“保密”按纽

6.2.   文件夹权限设置

1）在左边的文件树型结构里，选中需要进行权限设置的文件夹

2）在中间模块，点击上方功能栏的“权限设置”链接

3）在AJAX展开界面，根据栏目提示点击需要添加的人员（部门/群组）

4）在弹框界面，选择相关的人员（部门/群组）

你也可以对本层禁止做操作

提示： 管理人： 拥有全部权限，包括审核、存档文件，分配权限 编辑人： 添加文件，查看非保密文件，编辑和删除文件 协作人： 添加文件，查看非保密文件 查看人： 查看非保密文件 保密查看人：查看所有文件，包括保密文件

7.1.   系统消息通知/订阅

1）在上传文件的时候，可以选择添加相关人员（部门/群组）

2）在通知选项中勾选“系统消息通知”

7.2.   电子邮件通知/订阅

1）在上传文件的时候，可以选择添加相关人员（部门/群组）

2）在通知选项中勾选“电子邮件通知”

提示：进入文件的详细页面，在右侧栏中点击订阅或修改订阅人，也可以把自己去除订阅。