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企业文档管理

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易度文档管理系统基于知识管理的理念,开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统,帮助企业进行文档的全生命周期管理。

通过易度文档管理系统,企业可以解决文档的存储、安全防护、查找、协作、发布等方面的问题。

1   企业文档管理的六大问题

企业通常采用光盘、移动硬盘、共享文件夹、U盘存储文件,通过邮件、即时通讯等进行文档传递。

这种模式下存在诸多问题:

  • 文档缺乏集中存储

    文档集中存储是文档管控的基础。企业海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,难于查找、控制。

  • 文档安全难以保障

    常用存储介质都无法做到永久存储,数据容易丢失; 文档权限控制繁琐不清晰,容易泄密; 纸质文档的抗灾难性差

  • 文档版本管理混乱

    文档修改过程中,会出现大量传递情况。个人通过邮箱或者即时通讯工具,得到多个版本的文件,难以找到正确的版本。

  • 查找缓慢,效率低下

    因为缺少有效的搜索工具,每天需要花大量的时间去查找文档资料

  • 企业有限的带宽被邮件附件占用

    一旦群发邮件带有附件,附件被传递到公司所有人员的桌面邮件系统,导致互联网带宽被占用

  • 文档无法有效协作

    文档审核流程复杂,无法实现自动化管理; 缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等)

  • 知识管理举步维艰

    员工离职,交接不全,带走了企业的知识(人才流失=知识流失); 企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围; 知识沉淀、挖掘、清理,缺乏电子化工具

2   易度企业文档管理解决方案

针对上述问题,结合文档管理系统,易度提出了相应的解决方案

  • 易度文档管理系统建立中心文档库,实现企业文档管理制度化;
  • 采用 “四层六级”的权限体系数据容灾存储,记录文档使用痕迹;
  • 提供文档版本管理和发布流程控制,涵盖编写、审核、发布、更改等各环节;
  • 提供毫秒级的全文搜索,可以多维度组合搜索,省时、高效;
  • 以文档为中心的多人协作环境沟通更直接、更高效;
  • 易度建立企业知识体系和脉络;通过多种沟通渠道,挖掘、传播隐性知识

3   文档的安全和防护

3.1   严格的文档权限管理

  • 支持授权委托管理,可单独针对各个文件夹指定文件夹管理员,文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限
  • 支持成组授权,针对某个部门、某个岗位进行授权
  • 支持负授权,禁止群组中的特定成员用户的权限
  • 支持6级查看人权限,可单独对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制,严防泄密
  • 支持权限继承,子文件夹自动继承上级授权,也可禁止上级授权
  • 具备文档保密性控制功能,保护核心文档
文档权限管理

3.2   完整的文档操作历史记录

  • 可以记录文件或文件夹的操作历史,包括文件或文件夹的创建、编辑、版本、流程、打印等
  • 所有删除文件都会自动进入回收站,通过操作历史的查询,可以还原已经删除的文档
  • 同时也会记录系统的操作历史,便于系统管理员检查系统,避免出现问题
文档操作历史记录

4   文档在线查看预览

4.1   在线查看办公文档

  • 系统支持Office 2003 、Office2007、WPS、PDF等办公文档的在线预览和全屏预览
  • 系统可自动生成PDF,同时保存原文件和PDF文件,并提供下载
在线查看办公文档

4.2   在线查看AutoCAD图纸

  • 无需任何插件,AutoCAD图纸可以直接在线预览
在线查看AutoCAD图纸

4.3   在线查看2D/3D图纸

  • 使用IE浏览器,并安装 eDrawing ,可实现在线查看3D图纸
在线查看2D/3D图纸

4.4   在线播放流媒体

  • 系统支持各种格式的流媒体(音频、视频)在线播放
在线播放视频 在线播放音频

4.5   在线预览图片

  • 可以缩略图预览,支持相册式播放

4.6   在线查看压缩包

  • 无需安装插件,系统支持在线查看压缩包里的文件文档
在线查看压缩包

4.7   创建快捷方式

  • 可在其它目录或文件夹中创建一个快捷访问图标,类似电脑的桌面快捷方式
  • 免去文件产生过多副本,节省空间
  • 原文件与快捷方式文件的修改是同步的
文档快捷方式

4.8   关联文档

  • 文档之间可以相互关联,快速查看更多相关文档
  • 可以将关联和文档定义为附件关系
关联文档

5   解决文档协作问题

5.1   在线编写文档

  • 无需安装程序,可在系统中直接创建html、txt、rst文档
  • 可直接在线修改此类文档,提供锁定保护
在线编写文档

5.2   在线修改文档

  • 只需要安装易度的外部编辑器插件就可以在线修改文档
  • 文档修改时自动加锁,防止多人同时修改的情况
  • 保存后,文档会自动上传至服务器中,并覆盖原文档或创建新版本
外部编辑器在线修改文档

5.3   提供强大、易用的版本管理

  • 文档一旦定版,后续的修改,将自动保存为新版本
  • 版本版次自动维护,上传新版本的时候,系统自动推荐一个版本版次。用户也可以手动进行调整
  • 提供版本差异比较,所有可以在线预览的文档,均可支持在线版本差异比较
  • 提供文档历史版本的下载
文档版本管理比较

5.4   提供文档评注和订阅功能,帮助企业员工协同共享文档

  • 可关注文档,或者将文档分享给其他用户
  • 可直接发表评注,表达观点,动态订阅相关的文档
  • 可在评注当中添加上附件,令其更加直观
  • 支持三种通知方式:系统消息通知、电子邮件通知和手机短信通知

6   提供强大快速的搜索功能

6.1   支持全文检索,多组合的高级搜索功能

  • 可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档
  • 支持全文检检索的类型:.doc,.rtf, .xls, .csv, .ppt, .pdf, .txt, .htm, .html, .xml, .rst
  • 可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行搜索。

6.2   通过标签组进行搜索

  • 可管理、多层次、多维度的标签分类机制
  • 可通过标签组快速查找到相关的文档,一个文档可添加多个标签

6.3   提供收藏夹功能

  • 收藏一些常用的、关注的文档,并通过文档标签功能进行个人知识管理
  • 可以通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位