　ISO文控解决方案

随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。

1 ISO文档管理常见问题

文档审核效率低

质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
纸质文档，浪费严重

现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。
无法及时发放

当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。
旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆

文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。
文件查询、调阅困难

随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。

2 易度ISO文控管理解决方案

易度ISO文控管理解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。易度ISO文控管理解决方案是帮助企业推动 ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。

易度文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分，文控流程可根据用户的实际需要进行定制。

2.1 文控中心

文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。

文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程。

特点：

支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核通过与否可设置灵活的投票策略，比如达到指定票数才能通过。
文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。
自动编号。文档审批过程中可根据编号规则，自动对文档进行编号。
通知功能。文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关流程人员会收到消息通知，加快流程流转。
文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。
流程可自定义。强大的流程表单自定义界面，自动生成流程图。流程执行可触发脚本，可定义几乎任意的逻辑。

2.2 在线文件库

文控流程中提交的文件，自动存放在系统的受控文件中心在线存放，如下图所示。

特点：

所有文档，根据分类自动建立子文件夹，自动存放到对应的位置
可直接在线查看最新的受控文档和图纸，避免分发文档造成的版本不一致
严格的权限管理，系统分6级查看权限
各个部门可委派自己的文档管理专员，进行在线文库的管理
在线文库的权限申请流程电子化
可靠的存储，系统自动备份
记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中

3 文控流程功能详细说明

3.1 文控初始化设置

在使用文控流程之前，需要有管理员对文控进行管理员人员和编号分类等进行初始化设置。

点击帮助栏目的“应用设置”按钮，进入设置表单。表单上半部分用于设置文控相关人员、文件存放位置，以及总的文件编号前缀：

表单下班部分，主要用于设置编号规则。文档的编号由公司名称，部门名称，文档类型，流水号和版本号这几部分组成；

部门信息，用于设置部门的编号规则，以及各个部门的文控签收人员。

产品信息，主要定义文档的产品编号规则：

文档类型用来，定义各种文档的编号规则。

最后，需要设置各种类型文档初始流水号。点击帮助中的“流水号”链接进入：

3.2 编制流程

审核过程是对电子化文档的审核。不同的公司，审核流程都不同，并且文档审核过程中涉及到的审核文档、审核人员权限要求也都有不同。考虑到通用性，系统提供如下审核流程。

系统提供的审核步骤是：用户提交 + 3级审核 + 文控人员终审。系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。

具体操作流程如下：