项目文档管理

1   项目文档管理的现状

项目文档管理的过程中容易出现如下问题：

  • 工作效率低下

    一个项目从立项阶段、设计阶段、施工阶段到验收阶段，会产生各种各样的文档，包括项目建议书、项目计划、设计图纸、开工报告、完工报告、验收报告、竣工决算报表等，以传统书面形式层层传递，反复修改、一式多份、来回传送，不但延误时间，而且大大增加管理成本。

  • 项目文档版本变更

    项目计划或需求有时需要变更，因此相关的文件也需要经常更新。如何确保喜爱能够没成员都调用最新版本文件，如何了解项目文件版本的变更，是项目文档管理需要解决的一个重要难题。

  • 项目资料难以查阅和重新利用

    项目在实施过程中所产生的各种结论性文档（验收报告、总结报告、结算报告等），图纸文档（设计图纸）以及项目成员的沟通记录等，这些相关信息都是项目的知识财富。但是目前现状是：这些资料分散而凌乱，而且经常出现丢失的情况，项目资料的查找和重新利用存在很大的障碍。

  • 项目资料的安全问题

    机密的项目文档如何进行安全管理，防止无权限的项目用户调用查看后带走，如何保证文档资料的安全性，是项目文档管理过程中的另一问题。

2   易度项目文档管理解决方案

针对项目文档管理存在的现状，易度提供了基于项目管理的协作型文档管理解决方案。采用专业的文档管理系统作为底层，对项目管理过程中发生的所有电子资料进行全面的管理。同时，我们提供专业的项目管理软件，可以更全面的解决项目管理的问题。“易度文档”作为“易度项目”的一个主要模块，帮助解决文档管理和项目管理的双重难题。

2.1   项目申报流程自动化

项目的申报、立项、设计、施工、验收有严格的管理控制审批流程，这个流程周期长，涉及人员多。易度的项目文档管理解决方案，可以方便对项目的申报立项过程进行管理。

具体包括如下功能：

  • 网上在线自动进行项目的申报，包括申报经费、时间计划、管理人员、参与人员等
  • 通过消息和邮件自动通知相关人员一步步根据管理制度处理
  • 处理完毕，自动通知项目立项的申报人
  • 其他人员可查看现有项目申报情况
  • 立项通过，自动创建项目的网络协作空间，自动设置项目协作空间的人员、预算、计划等信息
  • 验收完毕，自动将项目网络协作空间关闭，项目组解散

整个过程无需专门的人员干预，可确保按照工程制度进行自动化管理，同时和项目执行过程的管理进行的无缝的衔接。

2.2   协作型项目管理，加强团队沟通

传统的项目管理，重数据和统计图表，轻过程，使用起来需要有一些项目管理的知识作为铺垫。而易度项目文档管理解决方案，在网络上为项目组成员提供了一个项目工作空间，提供了消息、邮件、订阅评注等多种沟通途径方式，所有的内容均可评注讨论，订阅的内容会即使弹出消息、邮件以及短信方式通知，极大的加强了项目组成员间的相互衔接。

具体包括如下功能：

  • 项目创建和管理

    包括项目项目、项目团队的管理和维护。可构建一个网上的虚拟团队，加强项目团队的沟通与协作。项目团队包括项目负责人、管理人，以及组员组成。可以及时邀请相关成员加入特定工作区，更快的组成团队。项目结束后，会自动解散。不同的项目组员，可能会拥有不同的权限。系统在各个模块，能够针对组员进行授权管理。

  • 项目变更管理

    项目在进行过程中，可能需要多项变更。包括项目过程中的文档变更、计划变更等，都需要进行严格的管理。易度项目文档管理解决方案，提供个人消息和订阅通知功能。能够将各种项目变更内容，及时通知到相关人员，实现无间沟通。同时提供消息通知功能，支持人员之间的及时消息发送。

2.3   采用专业文档管理模块管理项目

项目管理验收阶段提交的多是文档、视频等电子资料，同时在项目实施过程中，还会产生大量的过程性的文档，所有这些资料都需要妥善的管理。

易度的项目文档管理解决方案，采用专业的文档管理系统作为底层，对项目管理过程中发生的所有电子资料进行全面的管理。

具体功能包括：

  • 项目文件上传，包括批量上传
  • 项目文件的更新和文档的版本控制
  • 项目文件的订阅和消息通知功能
  • 项目文件的在线预览和转换，包括文本、表格、CAD图纸、音频、视频
  • 项目文件的访问和权限控制
  • 项目文件的在线编辑
  • 项目文件的检索(可根据不同的条件和元数据进行全文检索、高级检索、检索筛选等)
  • 项目文件的转移
  • 项目文件的提交与审核
  • 项目文件的保密管理
  • 项目文件的安全性(记录操作历史)