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项目文档管理

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项目型业务的企业,往往存在大量的项目。项目文档,作为项目的知识沉淀,在项目过程各个环节都非常重要。项目过程中,需要分权限进行项目文档协作;项目完结,需要归档项目关键文档,集中统一进行管理。

1   存在的问题

传统项目文档管理的过程中容易出现如下问题:

  • 项目归档文档不规范,易遗漏

    每个项目需要按照要求组织文件,各个阶段需要提交指定的文档,文档有固定的格式要求,以及保密性要求。这些要求靠项目经理手工处理,容易遗漏出错。

  • 不方便根据文档查看项目进度

    项目各阶段提交的关键文档,不能清晰展现,了解项目进展情况

  • 沟通不畅,工作效率低下

    一个项目从立项阶段、设计阶段、施工阶段到验收阶段,会产生各种各样的文档,包括项目建议书、项目计划、设计图纸、开工报告、完工报告、验收报告、竣工决算报表等,以传统书面形式层层传递,反复修改、一式多份、来回传送,不但延误时间,而且大大增加管理成本。

  • 项目资料难以查阅和重新利用

    项目在实施过程中所产生的各种结论性文档(验收报告、总结报告、结算报告等),图纸文档(设计图纸)以及项目成员的沟通记录等,这些相关信息都是项目的知识财富。但是目前现状是:这些资料分散而凌乱,而且经常出现丢失的情况,项目资料的查找和重新利用存在很大的障碍。

  • 项目资料的安全问题

    机密的项目文档如何进行安全管理,防止无权限的项目用户调用查看后带走,如何保证文档资料的安全性,是项目文档管理过程中的另一问题。

2   易度项目文档管理解决方案

针对项目文档管理存在的现状,易度提供了基于项目管理的协作型文档管理解决方案。采用专业的文档管理系统作为底层,对项目管理过程中发生的所有电子资料进行全面的管理。同时,我们提供专业的项目管理软件,可以更全面的解决项目管理的问题。“易度文档”作为“易度项目”的一个主要模块,帮助解决文档管理和项目管理的双重难题。

2.1   项目全生命周期流程

项目的申报、立项、设计、施工、验收有严格的管理控制审批流程,这个流程周期长,涉及人员多。易度的项目文档管理解决方案,可以方便对项目的全生命周期进行流程跟进:

  • 网上在线自动进行项目的申报,包括申报经费、关键时间节点、项目经理、项目参与人员、需要提交的文档清单等
  • 处理完毕,自动通知项目立项的申报人
  • 立项通过,自动创建项目的网络协作空间,自动设置项目协作空间的人员、预算、计划等信息
  • 验收完毕,自动将项目网络协作空间关闭,项目组解散,同时将项目关键文件归档

2.2   项目协作空间

易度项目文档管理解决方案,在网络上为项目组成员提供了一个项目工作空间,提供了消息、计划任务、文件等多种沟通协作工具,极大的加强了项目组成员间的相互衔接。

  • 建立项目团队

    项目团队人员,可以包括公司外的人员,从而让协作打破公司疆界

  • 项目消息板

    代替邮件进行沟通,沟通结果自动归档,方便日后追查

  • 项目计划

    项目经理预先规划的项目关键节点

  • 项目任务

    项目执行过程中,临时需要处理的工作

  • 项目文档

    项目各种过程文档的存放区域,包括阶段性文档和过程性文档,提供编写、版本管理、分享等全面的文档协作功能

2.3   项目归档文件的管理

项目一旦结束,项目流程完结,项目存档,项目流程中指定的阶段性文档,将自动转移到公司项目档案管理区域,由公司进行集中统一管理。

  • 文档分类,方便查找
  • 文档借阅审批
  • 文档统计

3   价值

使用易度项目文档管理,给企业带来如下价值:

  • 加强了项目执行过程的管控,减少风险产生可能
  • 集中、安全的管理好项目归档文件,方便项目知识的积累和利用
  • 项目执行过程的沟通协作更加顺畅,工作效率更高