产品概述

一：企业为什么需要文档管理

文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。

企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

  1. 海量文档存储，管理困难

    企业经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。

    需求： 尽可能减少人工操作的自动化管理功能。

  2. 查找缓慢，效率低下

    文档查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢。即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。

    需求： 大量文档的有效利用需要具有高效查找/检索功能的系统。

  3. 文档版本管理混乱

    由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本，但是这种情况下，一旦用户需要恢复老版本时，已经很难找回来，造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。

    需求： 用户需要对文档修订具有版本跟踪、管理、恢复功能的系统。

  4. 文档安全缺乏保障

    由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。

    需求： 电子文档需要具有完善权限机制和安全保障的系统来管理。

  5. 文档无法有效协作共享

    目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的“私产”，难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等)，造成文档共享协作不方便，导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。

    需求： 电子文档急需简便/安全/可控的协作共享功能。

  6. 知识管理举步维艰

    大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。另外纸质文档缺乏电子化工具，难以重用。

    需求： 单位急需将所有文档纳入知识管理范围内，防止文档资产流失。

二：易度文档管理系统

易度文档管理系统是润普公司针对上述企业文档管理中存在的问题，基于知识管理的理念，开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助企业进行文档的全生命周期管理。易度文档管理系统适合于任何体系、任何规模的企业组织。

系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为企业中的个人、团队以及部门提供海量文档资料的安全集中存储空间，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。通过易度文档管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及文档发布控制等问题。

三：产品设计理念

全面的文档管理

通过易度文档管理系统，企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：文档创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。

以知识管理思想为指导

文档是企业智力资产最重要的承载形式。文档管理，本质上是知识管理的重要组成部分。企业进行文档管理，是为了让文档服务于人，服务于企业的核心业务，最终提升企业的核心竞争力。易度文档管理，在设计上特别从知识管理的角度给予支持。

比如：

  • 文档的全文检索、高级检索、收藏夹搜索和标签搜索，从知识的高效获取角度专门设计。
  • 文档的评注和订阅功能，促进隐性知识的挖掘和传播。
  • 文档可整合项目、流程等其他应用系统，实现在项目、流程执行过程中统一管理知识、沉淀知识、快速复制与传播知识，加速知识在企业的沉淀、共享与应用，提高员工的工作效率。
  • 文档关联功能能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，促进知识的交叉引用等。

四：产品创新和特性

和其他的供应商相比，我们产品有很多创新点，包括：

  1. 一键安装，各个功能精心设计，真正好用。强大的功能，融入简洁的界面中

    • 多选批量上传、在线编辑、
    • 协作审批

  2. 无论是PDF、Office文档，还是图片、图纸，或是音频视频，直接在浏览器中查看或者播放，无需任何插件

    • 构建您的企业豆丁图书分享站点
    • 构建您的企业优酷视频分享站点
    • 图纸查找从此轻松
    • 对于文档，更可查看比较文档各个版本之间的差异

  3. 或简单或精细，易度一下，文档无处藏

    使用全文模糊搜索快速起步，配以高级搜索微调，还有创新的标签组(Faceted Tag)分类检索，满足你各种文档搜索要求

  4. 简单存储机制，文档不被软件锁定

    多层次文件夹结构、回收站、多版本，全部在文件系统中一一映射，您的文档资产不会被软件锁住

  5. 全套的开源架构，减少解决方案的整体成本

    无需采购安装其他第三方的数据库系统，无需安装采购office，或者adobe软件，总体成本最低。

  6. 可扩展，可集成。不仅仅是文档管理

    易度文档是易度工作平台的一个模块，您可轻松激活项目、部门、流程等功能，更可定制开发特殊的应用，并可和活动目录集成，简化用户账号的管理

五：系统配置

推荐硬件配置

  • CPU: 至强 E4 双核以上 (如果使用人数少，普通PC机亦可)
  • 内存：2G以上内存，推荐4G
  • 硬盘：推荐500G STATA硬盘，3个（2个做成镜像阵列，1个用于备份）
  • 操作系统： Windows 2003 Server(推荐) / Windows XP

网络

要求开通远程桌面服务，能够在公司外远程访问该服务器

软件

系统采用一系列开源软件，无须购买，可大大节省成本。

  • Apache 2.2
  • rsync备份软件
  • python 2.5
  • zope 3.4